الموافقات

لا يُصرف ولا يُرحَّل شيء حتى يوافق من يملك الصلاحية.

ما هو تطبيق الموافقات؟

تطبيق الموافقات يضع دورة اعتماد على الطلبات والمستندات: من يطلب، ومن يعتمد، وبأي حد مبلغ. كل قرار يُسجَّل بوقته وصاحبه، فيصبح الضبط الداخلي جزءًا من العمل اليومي.

مصطلحات أساسية

دورة الاعتماد: تسلسل المعتمدين الذين يمرّ بهم المستند.
حد الموافقة: المبلغ الذي يحتاج فوقه اعتمادًا أعلى.
فصل المهام: عدم تركيز الإنشاء والاعتماد والصرف في شخص واحد.
التفويض: تكليف شخص باعتماد نيابةً عن آخر لمدة محددة.
سجل التدقيق: أثر دائم لمن طلب ووافق ورفض.
الاستثناء: موافقة خاصة خارج الحدود المعتادة بسبب موثق.

ماذا يقدّم

دورات حسب المستندفاتورة، أمر شراء، سند، إجازة.
حدود مبالغمستويات اعتماد متدرجة.
إشعاراتللمعتمد عند وصول طلب.
تفويض مؤقتأثناء الإجازات.
رفض بسببملاحظة إلزامية.
سجل كاملللمراجعة الداخلية والخارجية.

دورة العمل

إنشاء الطلبيُرسَل من صاحبه.
المراجعةالمعتمد الأول.
الاعتماد المتدرجوفق الحد.
التنفيذالترحيل أو الصرف.
الأرشفةالقرار في سجل دائم.

مثال عملي: اعتماد أمر شراء 25,000 ريال

مدير المشتريات ينشئ الأمر.
يتجاوز المبلغ حد 10,000 فيذهب للمدير المالي.
يصل إشعار للمعتمد.
يوافق مع ملاحظة فيُرحَّل الأمر.
يُسجَّل القرار والوقت في سجل التدقيق.

المستندات التي يصدرها التطبيق

طلب اعتمادمن أنشأه ولأي مستند.
قرار الاعتمادموافقة أو رفض بسبب.
تفويضنيابة مؤقتة.
سجل التدقيقأثر كل خطوة.
تقرير المعلّقطلبات تنتظر قرارًا.

الأثر المحاسبي

أمثلة على حدود الاعتماد (قابلة للتعديل)

المستند	المبلغ	المعتمد	ملاحظة
أمر شراء	حتى 10,000	مدير المشتريات	اعتماد واحد
أمر شراء	أكثر من 10,000	المدير المالي	اعتماد إضافي
سند صرف	أي مبلغ	المحاسب + المدير المالي	فصل بين الإنشاء والصرف
طلب إجازة	أي مدة	المدير المباشر	ثم الموارد البشرية

الأرقام أعلاه توضيحية، وتحدد منشأتك حدودها حسب سياستها.

القيود المحاسبية بمثال رقمي

المثال: أمر شراء بـ25,000 تجاوز حد 10,000 فاعتمده المدير المالي. الاعتماد نفسه لا يُنشئ قيدًا، والقيود تأتي بعده.

1عند الاعتماد

الحساب	مدين	دائن
لا قيد	—	—

الاعتماد بوابة رقابية فقط. لا يتأثر أي حساب قبل الاستلام أو الفاتورة.

2فاتورة المورد بعد الاستلام

الحساب	مدين	دائن
المخزون	25,000	—
ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم	3,750	—
الموردون	—	28,750
الإجمالي	28,750	28,750

25,000 × 15% = 3,750. المورد دائن بالإجمالي 28,750.

3سند الصرف (يحتاج اعتماد المحاسب والمدير المالي)

الحساب	مدين	دائن
الموردون	28,750	—
البنك	—	28,750
الإجمالي	28,750	28,750

لا يُصرف المبلغ إلا بعد اعتماد من غير من أنشأ السند.

النتيجة: وُثِّق القرار والوقت والمعتمد في السجل، وتأثرت الحسابات فقط عند الفاتورة والسداد.

مؤشرات الأداء

المؤشر	المعادلة	ماذا يخبرك
متوسط زمن الاعتماد	من الطلب إلى القرار	سرعة دورتك.
نسبة الرفض	المرفوض ÷ الطلبات	جودة الطلبات.
الطلبات المتأخرة	طلبات تجاوزت المدة	اختناقات.

الرقابة والصلاحيات

لا يعتمد المنشئ طلبه.
كل حد مبلغ له معتمد أعلى.
التفويض مؤقت وموثق.
السجل لا يُعدَّل ولا يُحذف.

المعايير المحاسبية المرجعية

COSO 2013

إطار الرقابة الداخلية

أنشطة الرقابة وفصل المهام وتوثيق التفويض.

SOX §404 / ISA 315

تقييم الرقابة

للمنشآت الخاضعة، سجلات الاعتماد دليل على فعالية الضوابط.

تصميم النظام يراعي المعايير الدولية IFRS المعتمدة في المملكة، وما يقابلها في US GAAP. SMAZOD أداة مساعدة ولا تغني عن المحاسب القانوني أو المستشار الضريبي، فراجع القيود والتقارير قبل اعتمادها أو تقديمها لأي جهة.

أفضل الممارسات

افعل

حدّد الحدود في سياسة مكتوبة.
فعّل الإشعارات للمعتمدين.
راجع التفويضات دوريًا.

تجنّب

مشاركة حسابات الاعتماد.
استثناءات بلا سبب.

أخطاء شائعة وحلها

المشكلة	السبب المحتمل	الحل
الطلب عالق ولا يصل إلى أحد	لا يوجد معتمد معيّن لحد هذا المبلغ	عيّن معتمدًا لكل حد مبلغ
المعتمد في إجازة	لا يوجد تفويض مؤقت	فعّل تفويضًا مؤقتًا بتاريخ بداية ونهاية
المنشئ يستطيع اعتماد طلبه	صلاحية الاعتماد ممنوحة لدوره	ارفع الصلاحية عن الدور، فالمنشئ لا يعتمد طلبه
اعتماد تم بالخطأ	القرار نهائي ومسجل	إن كان المستند مرحَّلًا فاستخدم إلغاء موثقًا بدل الحذف

قائمة تحقق للمراجعة الأسبوعية

لكل حد مبلغ معتمد وبديل له.
الطلبات المتأخرة مراجعة وفُسِّر سببها.
التفويضات المؤقتة منتهية الصلاحية أُغلقت.
لا قرار معتمد بدون ملاحظة مطلوبة.
صلاحيات الاعتماد تُراجع كل ربع سنة.

أسئلة شائعة عن التطبيق

هل أضع أكثر من معتمد؟

نعم بتسلسل أو بالتوازي.

ماذا لو غاب المعتمد؟

يُفوَّض غيره لمدة محددة.

هل يظهر من رفض ولماذا؟

نعم في السجل.