المشتريات
أوامر شراء ومطابقة ثلاثية وسداد منظم، دون مفاجآت في ذمم الموردين.
ما هو تطبيق المشتريات؟
تطبيق المشتريات يغطي دورة الشراء من أمر الشراء حتى سداد المورد. يقارن النظام أمر الشراء بالاستلام وفاتورة المورد قبل تسجيل الالتزام، فتتحكم في ما تدفعه وتعرف ما عليك في أي لحظة.
مصطلحات أساسية
- أمر الشراء
- التزام موجّه للمورد بالأصناف والكميات والأسعار، ولا يُسجَّل له قيد.
- إذن الاستلام
- إثبات استلام البضاعة فعليًا، وهو أساس إضافتها للمخزون.
- فاتورة المورد
- المستند الذي ينشئ الالتزام والضريبة القابلة للاسترداد.
- المطابقة الثلاثية
- مقارنة أمر الشراء والاستلام والفاتورة قبل الاعتماد.
- الذمم الدائنة
- المبالغ المستحقة للموردين، وتُعرض ضمن الالتزامات المتداولة.
- شروط السداد
- مدة الاستحقاق وخصومات السداد المبكر المتفق عليها مع المورد.
ماذا يقدّم
- أوامر شراءأنشئ الأمر وتابع المستلم منه والمتبقي.
- استلام جزئياستلم على دفعات وتتبع الكميات المعلقة.
- فواتير موردينسجّل الفاتورة مع ضريبة المدخلات وربطها بأمر الشراء.
- سداد وجدولةاعرف المستحق هذا الأسبوع وسدّد دفعة أو دفعات.
- كشف حساب الموردحركة المورد ورصيده وأعمار المستحقات.
- مرتجعات مشترياتإشعار مدين يعكس الأثر على المخزون والذمة.
دورة العمل
- أمر الشراءيُرسل للمورد وبعد اعتماده يصبح التزامًا.
- استلام البضاعةتدخل المخزون بتكلفتها.
- فاتورة الموردتُطابَق مع الأمر والاستلام ثم تُسجَّل.
- السداديُغلق الالتزام وتُسجَّل الدفعة.
مثال عملي: شراء 100 وحدة من مورد
- أمر شراء PO-77 بـ100 وحدة بسعر 100 ريال.
- يستلم المخزن 90 وحدة، فيُسجَّل إذن استلام جزئي.
- تصل فاتورة المورد: 9,000 + ضريبة 1,350 = 10,350.
- يطابق النظام الأمر والاستلام والفاتورة ثم يعتمدها.
- يُسدَّد المبلغ فيُغلق التزام المورد.
المستندات التي يصدرها التطبيق
- أمر الشراءالتزام للمورد بالأصناف والأسعار.
- إذن الاستلامإثبات الاستلام الفعلي.
- فاتورة الموردإنشاء الالتزام والضريبة.
- إشعار مدينمرتجع أو تخفيض على المورد.
- سند صرفسداد المورد وربطه بفاتورته.
الأثر المحاسبي
مثال: فاتورة مورد بقيمة 10,000 ريال قبل الضريبة
| الحدث | مدين | دائن | المبلغ |
|---|---|---|---|
| فاتورة المورد | المخزون | الموردون | 10,000 |
| ضريبة المدخلات 15% | ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم | الموردون | 1,500 |
| السداد | الموردون | البنك | 11,500 |
| مرتجع مشتريات | الموردون | المخزون وضريبة المدخلات | حسب المرتجع |
تتضمن تكلفة المخزون سعر الشراء والرسوم الجمركية والنقل المرتبط، بعد استبعاد الضرائب القابلة للاسترداد.
مؤشرات الأداء
| المؤشر | المعادلة | ماذا يخبرك |
|---|---|---|
| متوسط فترة السداد DPO | الذمم الدائنة ÷ المشتريات الآجلة × عدد الأيام | كم يومًا تستفيد من ائتمان الموردين. |
| نسبة التسليم في الموعد | الأوامر المستلمة في موعدها ÷ كل الأوامر | موثوقية المورد. |
| الانحراف السعري | (سعر الفاتورة − سعر الأمر) ÷ سعر الأمر | هل تدفع أكثر مما اتُفق عليه؟ |
الرقابة والصلاحيات
- لا تُسجَّل فاتورة بلا أمر واستلام مطابقين.
- حد اعتماد لأوامر الشراء الكبيرة.
- فصل من ينشئ الأمر عمّن يسدّد.
- تنبيه عند فاتورة مكررة من نفس المورد.
المعايير المحاسبية المرجعية
تُقاس البضاعة بتكلفتها، وتشمل كل ما أُنفق لإيصالها إلى موقعها وحالتها الحالية.
يُعترف بالتزام المورد عند نشوئه، وتساعدك المطابقة الثلاثية على إثباته بمستندات مؤيدة.
من يُنشئ أمر الشراء غير من يعتمد السداد، عبر الصلاحيات.
تصميم النظام يراعي المعايير الدولية IFRS المعتمدة في المملكة، وما يقابلها في US GAAP. SMAZOD أداة مساعدة ولا تغني عن المحاسب القانوني أو المستشار الضريبي، فراجع القيود والتقارير قبل اعتمادها أو تقديمها لأي جهة.
أفضل الممارسات
افعل
- استلم قبل أن تُسجّل الفاتورة.
- اطلب خصم السداد المبكر إن وُجد.
- اجمع دفعات الاستحقاق الأسبوعية.
تجنّب
- السداد على فاتورة غير مطابقة.
- إهمال تسجيل المرتجعات.
أسئلة شائعة عن التطبيق
ما الفرق بين الأمر والفاتورة؟
الأمر طلب، والفاتورة إثبات رسمي للالتزام.
ماذا لو وصلت كمية أقل؟
يُسجَّل استلام جزئي ويبقى المتبقي مفتوحًا على الأمر.
هل تدخل الضريبة في تكلفة الصنف؟
لا إذا كانت قابلة للاسترداد، فتُسجَّل ضريبة مدخلات.