النفقات والعهدقريبًا

نفقات الموظفين والعهد تُسجَّل وتُسوَّى بمستند مؤيد.

ما هو تطبيق النفقات والعهد؟

تطبيق النفقات والعهد قيد الإعداد. سيُنظّم صرف العهدة للموظف، وتسجيل نفقاته بمرفقاتها، وتسويتها محاسبيًا، فلا يبقى رصيد معلّق بلا تفسير.

هذا التطبيق قيد الإعداد، والمحتوى هنا يوضّح ما سيقدّمه عند إطلاقه.

مصطلحات أساسية

العهدة: مبلغ يُصرف لموظف لينفقه في غرض محدد ويُسوَّى بمستندات.
السلفة: مبلغ يُسترد من راتب الموظف لاحقًا.
المصروف: نفقة تخص النشاط، لها مستند مؤيد.
التسوية: مطابقة المستندات بالعهدة وإقفالها.
المستند المؤيد: فاتورة أو إيصال يثبت النفقة.
المصروف النثري: نفقات صغيرة من صندوق ثابت.

ماذا يقدّم

صرف عهدةبسبب وسقف.
تسجيل نفقةبصورة المستند.
تصنيف المصروفعلى حسابات محددة.
تسويةمع إرجاع الباقي أو تحميل الفارق.
اعتمادوفق حدود المبلغ.
تقرير العهد المفتوحةمن تأخر في التسوية.

دورة العمل

طلب عهدةبسبب ومبلغ.
اعتماد وصرفمن المعتمد.
الإنفاقمع حفظ المستندات.
التسويةرفع المستندات ومطابقتها.
الإقفالترحيل المصروفات وإرجاع المتبقي.

مثال عملي (مخطط): عهدة 2,000 ريال

يطلب الموظف عهدة لمشتريات المكتب.
يعتمد المدير ويُصرف المبلغ.
ينفق 1,800 ويرفع المستندات.
تُسوّى العهدة ويُرجع 200.
تُرحَّل المصروفات وضريبة المدخلات.

المستندات التي يصدرها التطبيق

طلب عهدةالسبب والمبلغ.
سند صرف العهدةالصرف.
مستند النفقةفاتورة أو إيصال.
نموذج التسويةمطابقة.
تقرير العهد المفتوحةالتأخر.

الأثر المحاسبي

دورة العهدة المحاسبية (مثال: 2,000 ريال)

الحدث	مدين	دائن	ملاحظة
صرف العهدة	عهد الموظفين	الصندوق أو البنك	2,000
تسوية بمستندات	المصروفات وضريبة المدخلات	عهد الموظفين	1,800 (مثال)
إرجاع المتبقي	الصندوق	عهد الموظفين	200
خصم من الراتب	الرواتب المستحقة	عهد الموظفين	عند عدم التسوية

تُعرض العهدة المفتوحة أصلًا متداولًا لا مصروفًا إلى أن تُسوَّى.

القيود المحاسبية بمثال رقمي

المثال: عهدة 2,000 لمشتريات المكتب. أنفق الموظف 1,800: ضيافة 1,500 + مواصلات 75 + ضريبة 225، وأرجع 200.

1صرف العهدة

الحساب	مدين	دائن
عهد الموظفين	2,000	—
الصندوق	—	2,000
الإجمالي	2,000	2,000

المبلغ خرج من الصندوق لكنه لم يُصرف بعد، فهو أصل على الموظف.

2تسوية العهدة بالمستندات

الحساب	مدين	دائن
مصروف الضيافة	1,500	—
مصروف المواصلات	75	—
ضريبة القيمة المضافة القابلة للخصم	225	—
عهد الموظفين	—	1,800
الإجمالي	1,800	1,800

يتحول الجزء المنفق إلى مصروف بمستنداته، والضريبة المؤيدة بفاتورة تُخصم.

3إرجاع المتبقي

الحساب	مدين	دائن
الصندوق	200	—
عهد الموظفين	—	200
الإجمالي	200	200

2,000 − 1,800 = 200 عادت للصندوق.

النتيجة: رصيد عهدة الموظف صفر، والمصروف الفعلي 1,575 بدون الضريبة القابلة للخصم.

مؤشرات الأداء

المؤشر	المعادلة	ماذا يخبرك
متوسط عمر العهدة	أيام من الصرف إلى التسوية	الانضباط.
نسبة النفقات المؤيدة	النفقات بمستند ÷ الكل	جودة التوثيق.
العهد المفتوحة	مجموع غير المسوّاة	رصيد معلّق.

الرقابة والصلاحيات

سقف عهدة لكل موظف.
لا عهدة جديدة قبل تسوية القديمة.
اعتماد حسب المبلغ.
رفض النفقة بلا مستند.

المعايير المحاسبية المرجعية

الإطار المفاهيمي IFRS

الأصل والمصروف

العهدة أصل حتى استنفاد منفعتها بالمستندات.

ضريبة القيمة المضافة

استرداد ضريبة المدخلات

لا تُسترد إلا بفاتورة ضريبية صحيحة.

تصميم النظام يراعي المعايير الدولية IFRS المعتمدة في المملكة، وما يقابلها في US GAAP. SMAZOD أداة مساعدة ولا تغني عن المحاسب القانوني أو المستشار الضريبي، فراجع القيود والتقارير قبل اعتمادها أو تقديمها لأي جهة.

أفضل الممارسات

افعل

سوِّ العهدة خلال مدة محددة.
صنّف النفقة على حساب صحيح.
صوّر المستند فورًا.

تجنّب

ترك العهدة مفتوحة شهورًا.
نفقات شخصية في عهدة العمل.

أخطاء شائعة وحلها

المشكلة	السبب المحتمل	الحل
عهدة مفتوحة لفترة طويلة	لم يقدم الموظف المستندات	نبّهه، وإن لم يسوّ فاخصم الرصيد من راتبه وفق السياسة
ضريبة لم تُخصم	الفاتورة غير ضريبية	سجّل المبلغ كاملًا مصروفًا بدون ضريبة مدخلات
المنصرف أكثر من العهدة	أنفق الموظف من ماله	اعتمد الفرق وصرفه له بسند مستقل
مصروف بتصنيف خاطئ	اختيار حساب غير مناسب	صحح بقيد تسوية يوضح السبب

قائمة تحقق للعهد والمصروفات

لا توجد عهدة مفتوحة أكثر من المدة المسموحة.
كل مصروف له مستند مؤيد.
الفواتير غير الضريبية بدون ضريبة مدخلات.
المصروفات الكبيرة معتمدة.
تصنيف المصروفات مراجَع آخر الشهر.

أسئلة شائعة عن التطبيق

متى يُطلق التطبيق؟

قيد الإعداد.

ماذا لو لم تُسوَّ العهدة؟

تُخصم من الراتب بقرار معتمد.

هل أسترد الضريبة؟

بفاتورة ضريبية صحيحة.