ما هو تطبيق المستندات؟
تطبيق المستندات قيد الإعداد. سيحفظ الفواتير والعقود والإيصالات ويربطها بقيودها وعملياتها، فتصل إلى المستند المؤيد من القيد في نقرة.
هذا التطبيق قيد الإعداد، والمحتوى هنا يوضّح ما سيقدّمه عند إطلاقه.
مصطلحات أساسية
- المستند المؤيد
- وثيقة تثبت حدوث العملية وقيمتها.
- الأرشفة
- حفظ منظم يسهل البحث والاسترجاع.
- الربط بالعملية
- ارتباط الملف بقيد أو فاتورة أو موظف.
- مدة الاحتفاظ
- المدة النظامية لبقاء المستند محفوظًا.
- تصنيف المستند
- نوع وتاريخ وجهة وصلاحية وصول.
- نسخة المستند
- إصدارات معدّلة مع إبقاء السابق.
ماذا يقدّم
- رفع وتصنيفملفات متعددة الأنواع.
- ربط بالعملياتقيد وفاتورة وموظف.
- بحث سريعبالاسم والنوع والتاريخ.
- صلاحيات وصولمن يرى ماذا.
- تنبيه انتهاءللعقود والوثائق.
- سجل وصولمن فتح وعدّل.
دورة العمل
- الرفعمن الجهاز أو الجوال.
- التصنيفنوع وتاريخ.
- الربطبالعملية المعنية.
- الحفظبصلاحيات محددة.
- الاسترجاععند المراجعة.
مثال عملي (مخطط): من فاتورة مورد إلى أرشيفها
- تصور الفاتورة بالجوال وترفعها.
- تُصنَّف نوع فاتورة مورد بتاريخها.
- تُربط بقيد المشتريات.
- يبحث المراجع عنها بالاسم.
- يفتحها من القيد في نقرة.
المستندات التي يصدرها التطبيق
- فواتيرموردون وعملاء.
- عقودعملاء وموردون.
- إيصالاتنفقات وعهد.
- وثائق موظفينهوية وعقد.
- مراسلاتمرفقات.
الأثر المحاسبي
ما الذي يربطه الأرشيف؟
| نوع المستند | يُربط بـ | الغرض | ملاحظة |
|---|---|---|---|
| فاتورة مورد | قيد المشتريات | دليل على المصروف | ضروري لاسترداد الضريبة |
| عقد عميل | فواتير المبيعات | دليل على التزام الأداء | يحدد شروط الدفع |
| إيصال نفقة | تسوية العهدة | مستند مؤيد | يحفظ بصورة واضحة |
| وثيقة موظف | ملف الموظف | متطلب نظامي | تنبيه قبل الانتهاء |
تُحفظ المستندات للمدة التي تحددها الأنظمة المعمول بها في بلدك.
مؤشرات الأداء
| المؤشر | المعادلة | ماذا يخبرك |
|---|---|---|
| نسبة القيود المؤيدة | قيود بمرفق ÷ كل القيود | جاهزية المراجعة. |
| زمن الاسترجاع | وقت إيجاد مستند | كفاءة الأرشيف. |
| وثائق قاربت الانتهاء | عدد التنبيهات | استباق المخاطر. |
الرقابة والصلاحيات
- صلاحية وصول حسب النوع.
- سجل لكل فتح وتحميل.
- لا حذف بل أرشفة.
- نسخ احتياطي للملفات.
المعايير المحاسبية المرجعية
ISA 500
أدلة المراجعة
القيود ذات المستندات المؤيدة أيسر مراجعةً وأقوى إثباتًا.
أنظمة الدفاتر التجارية
الاحتفاظ بالسجلات
تلزم المنشآت بحفظ الدفاتر والمستندات مدة نظامية.
حماية البيانات
السرية والوصول
صلاحيات وسجل وصول لكل ملف.
تصميم النظام يراعي المعايير الدولية IFRS المعتمدة في المملكة، وما يقابلها في US GAAP. SMAZOD أداة مساعدة ولا تغني عن المحاسب القانوني أو المستشار الضريبي، فراجع القيود والتقارير قبل اعتمادها أو تقديمها لأي جهة.
أفضل الممارسات
افعل
- سمِّ الملف بنظام ثابت.
- اربط المستند بعمليته.
- حدّد مدة الاحتفاظ.
تجنّب
- حفظ مستندات في أجهزة شخصية.
- ملفات بلا تاريخ.
أسئلة شائعة عن التطبيق
متى يُطلق التطبيق؟
قيد الإعداد.
ما أنواع الملفات؟
صور وPDF ومستندات.
هل الأرشيف آمن؟
بصلاحيات وسجل وصول.