الإعدادات
ضبط الفروع والصلاحيات والضريبة والنسخ الاحتياطي من مكان واحد.
ما هو تطبيق الإعدادات؟
تطبيق الإعدادات يحدد كيف يعمل النظام لمنشأتك: الفروع والمستخدمين والأدوار، السنة المالية، الضريبة، العملة، ترقيم المستندات، والنسخ الاحتياطي. قرارات هنا تنعكس على كل التطبيقات الأخرى.
مصطلحات أساسية
- الفرع
- وحدة تشغيلية لها حساباتها وتقاريرها.
- الدور والصلاحية
- مجموعة صلاحيات: عرض وتعديل واعتماد.
- السنة المالية
- الفترة التي تُعدّ عنها القوائم وتُقفل.
- العملة الوظيفية
- عملة البيئة الاقتصادية الأساسية للمنشأة.
- الترقيم المتسلسل
- أرقام مستندات متتابعة بلا فجوات.
- النسخ الاحتياطي
- نسخة من البيانات للاسترجاع عند الحاجة.
ماذا يقدّم
- فروع متعددةبحساباتها وتقاريرها.
- مستخدمون وأدوارصلاحيات دقيقة لكل شخص.
- إعدادات الضريبةالنسبة وحساباتها.
- السنة المالية والفتراتفتح وإقفال.
- ترقيم المستنداتبادئات وتسلسل.
- نسخ احتياطيجدولة واسترجاع.
دورة العمل
- بيانات المنشأةالاسم والرقم الضريبي والعملة.
- الفروعالهيكل التشغيلي.
- المستخدمونأدوار وصلاحيات.
- الضريبة والسنة الماليةاضبطها قبل التشغيل.
- النسخ الاحتياطيجدول منتظم.
مثال عملي: تهيئة منشأة جديدة
- إدخال بيانات المنشأة والرقم الضريبي والعملة.
- إنشاء فرعين وتحديد حسابات كل فرع.
- إضافة المستخدمين بأدوارهم.
- ضبط الضريبة 15% والسنة المالية.
- تفعيل النسخ الاحتياطي اليومي.
المستندات التي يصدرها التطبيق
- ملف المنشأةبيانات رسمية.
- هيكل الفروعوحدات التشغيل.
- مصفوفة الصلاحياتمن يفعل ماذا.
- سياسة الترقيمبادئات المستندات.
- سجل النسخ الاحتياطيةتاريخ ونجاح.
الأثر المحاسبي
إعدادات تؤثر محاسبيًا
| الإعداد | ما يتحكم به | الأثر | تنبيه |
|---|---|---|---|
| العملة الوظيفية | عملة القيد الأساسية | كل التقارير | لا تُغيَّر بعد التشغيل |
| طريقة تكلفة المخزون | متوسط أو FIFO | تكلفة المبيعات | تغييرها سياسة محاسبية |
| نسبة الضريبة وحساباتها | احتساب الضريبة | فواتير وقيود | حسب النظام المعمول به |
| إقفال الفترة | منع التعديل | ثبات الأرقام | التصحيح بقيد جديد |
اختيار السياسات المحاسبية يُوثَّق ويُطبَّق بثبات من فترة لأخرى.
مؤشرات الأداء
| المؤشر | المعادلة | ماذا يخبرك |
|---|---|---|
| نسبة المستخدمين بصلاحيات مناسبة | حسابات مطابقة للدور ÷ الكل | سلامة الوصول. |
| آخر نسخة احتياطية | عدد الأيام منذ آخر نسخة | جاهزية الاسترجاع. |
| الفترات المقفلة | عدد الفترات المقفلة | انضباط الإقفال. |
الرقابة والصلاحيات
- صلاحيات الإعدادات للمدير فقط.
- كل تغيير مسجل بمن ومتى.
- اختبار الاسترجاع دوريًا.
- إيقاف حساب المستخدم عند مغادرته.
المعايير المحاسبية المرجعية
IAS 8 / ASC 250
السياسات المحاسبية
اختيار السياسة وتغييرها يتطلب توثيقًا وإفصاحًا.
IAS 21 / ASC 830
العملة الوظيفية
تُحدَّد وفق البيئة الاقتصادية، وتُحسب فروق الصرف.
COSO
الصلاحيات والنسخ الاحتياطي
ضوابط عامة على الأنظمة تدعم سلامة البيانات.
تصميم النظام يراعي المعايير الدولية IFRS المعتمدة في المملكة، وما يقابلها في US GAAP. SMAZOD أداة مساعدة ولا تغني عن المحاسب القانوني أو المستشار الضريبي، فراجع القيود والتقارير قبل اعتمادها أو تقديمها لأي جهة.
أفضل الممارسات
افعل
- ابدأ بالصلاحيات الأضيق.
- وثّق السياسات المحاسبية.
- اختبر النسخة الاحتياطية.
تجنّب
- صلاحيات كاملة للجميع.
- تغيير الضريبة بعد التشغيل بلا مراجعة.
أسئلة شائعة عن التطبيق
هل أضيف فروعًا لاحقًا؟
نعم في أي وقت.
هل يمكن تقييد مستخدم بفرع؟
نعم.
كم مرة أنسخ احتياطيًا؟
يوميًا للتشغيل المعتاد.